第一章總則

　　一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

　　二、資料范圍

　　公司建檔范圍確定為：

　　公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料;公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料;財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料;勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料;經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料;生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料;儀器、設(shè)備方面的文件材料;基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料;科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料;教育培訓(xùn)方面的文件材料;信息、情報(bào)方面的文件材料;其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類(lèi)會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

　　公司資料還包括聲像資料：照片文件資料(含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成);影片文件資料(含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明);錄音文件資料(含唱片、錄音帶);錄像文件資料(含政治、經(jīng)濟(jì)論文、科技、文娛、廣告活動(dòng))。

　　三、公司內(nèi)部各中心/部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

　　四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門(mén)的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政論文職能管理部門(mén)，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開(kāi)發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

　　文控中心的主要職責(zé)：

　　1.負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門(mén)文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　2.制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

　　3.負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

　　4.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

　　5.開(kāi)展文件、資料宣傳、咨詢(xún)活動(dòng)，做好文件、資料開(kāi)放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

　　6.發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

　　7.開(kāi)展文件資料編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。

　　8.組織公司各部門(mén)文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

　　9.做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保文件資料安全。

第三章文件材料的管理工作

　　六、文件資料材料的收集：

　　1.建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本號(hào)。

　　2.對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全;

　　3.及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

　　七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

　　1.區(qū)分全宗，確定立檔單位。

　　2.分類(lèi)：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類(lèi)別。分類(lèi)除按大類(lèi)外，同時(shí)按部門(mén)、是否保密、保密程度來(lái)分。

　　2.1大類(lèi)分為：制度/規(guī)定：S;文件：F;資料：D;檔案：A;合同：B。

　　2.2部門(mén)拼音縮寫(xiě)：物控：WK;生管：SG;倉(cāng)儲(chǔ)：CC;品管：PG;研發(fā)：YF;技術(shù)：JS;客服：KF;采購(gòu)：CG;生產(chǎn)：SH;市場(chǎng)：SC;銷(xiāo)售：XS;設(shè)備：SB;財(cái)務(wù)：CW;OEM：WB;后總：HZ;總經(jīng)辦：ZJ;人力資源：RL;制造中心：ZZ;營(yíng)銷(xiāo)中心：YX;研發(fā)技術(shù)中心：YJ;財(cái)務(wù)中心：CW;廣州分公司：GZ;上海分1公司：SH;北京分公司：BJ;香港分公司：XG;信念公司：XN。

　　2.3保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。

　　2.4密級(jí)：絕密：AS;機(jī)密：CS;秘密：PS;無(wú)：OP

　　編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□(文件資料大類(lèi))□□(部門(mén)前兩位拼音縮寫(xiě))□(是否保密)□□(密級(jí)程度)□□(年份)□□□□(流水號(hào))。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。

　　3.歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

　　4.案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

　　5.整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊;材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊;字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件;以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。

　　6.對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。

　　7.每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料;對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　8.對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門(mén)。集團(tuán)各部門(mén)及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期(每月兩次，分別于月初、月中)報(bào)送相關(guān)資料至文控專(zhuān)員。

　　9.公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿(mǎn)的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。

　　10.公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

　　八、文件資料的保管：

　　1.防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全;

　　2.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募��?kù)保存文件資料;

　　3.做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

　　九、文件資料借閱、利用工作：

　　1.總監(jiān)級(jí)(含)以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫(xiě)《借閱文件申請(qǐng)表》，部門(mén)經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

　　2.公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門(mén)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，跨部門(mén)的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

　　3.案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

　　4.借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還;如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

　　5.借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀;注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　6.外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

　　7.公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件;2)提供文件資料復(fù)印件;3)提供文獻(xiàn)索引資料。

　　8.出文部門(mén)負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門(mén)、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專(zhuān)題技術(shù)信息等。

第四章文件資料的鑒定和銷(xiāo)毀

　　1.公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫(xiě)《公司文件資料銷(xiāo)毀審批表》交部門(mén)主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

　　2.銷(xiāo)毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽字。

　　3.對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷(xiāo)毀清單》，將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷(xiāo)毀審批表》和銷(xiāo)毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。