會議組織流程及注意事項
一、會議籌備
（一）會議資料準(zhǔn)備

在必要時將參會人員的資料按每人次準(zhǔn)備好，注意區(qū)分參會人員的角色（如分成會議主持、參會領(lǐng)導(dǎo)、參會普通人員），資料按照人員角色分別準(zhǔn)備。
（二）會議通知擬定
會議通知分為書面通知和短信通知，其中在較為緊急情況下采用短信通知。
1、提前5天擬定會議通知，報部門主管審核，再由分管副總審批簽字后以書面文件形式下發(fā)，下發(fā)時簽收人須登記存檔；
2、通知內(nèi)容必須包含時間（24小時制）、人物、地點、事件等要素，以“骨”的形式編寫；
3、會議盡量避免安排在周一或其他會議集中的日期進行，會議時間的確定須與人力資源部主管協(xié)商并進行登記；
4、緊急通知采用短信形式下發(fā)，下發(fā)前負(fù)責(zé)人員須擬定短信通知內(nèi)容及參
會人員短號，交與行政部相關(guān)人員（現(xiàn)為何惠敏）進行短信通知。
（三）會議議程安排
1、會議議程須以正式文件形式擬定；
2、正式會議開始時一般需要說明會議整體流程，會議分為幾項內(nèi)容；
3、議程安排時應(yīng)考慮到會議時間，盡量將會議時段安排在正常工作時段內(nèi)，如9：00-12:00或者14:00-18:00，如果是有外部人員參加的會議需要考慮是否安排餐宿問題。
（四）會場布置
1、提前3天，填寫好會議室、橫幅（和歡迎牌）申請表，交與行政部及廣告部相關(guān)負(fù)責(zé)人；
2、領(lǐng)回橫幅（和歡迎牌）并確認(rèn)內(nèi)容正確后交與行政部，并在會議前一天追蹤橫幅是否掛好（歡迎牌是否擺放正確）；
3、會議開始前排好座席及水牌，并將瓶裝水、茶水、水果、會議相關(guān)資料等正確擺放于會議桌上（注：銷售部人員水牌可擺在靠邊位置）；
4、需用到視頻放映時，提前調(diào)試好會場的投影儀、調(diào)音臺、麥克風(fēng)等器械，并負(fù)責(zé)為外部人員接入電腦等事宜。
（五）現(xiàn)場安排（人員入場時）
1、若有外部人員參與的會議，需要接送時必須在會議前一天填寫好用車申請單交與調(diào)度室，并安排人員在會議當(dāng)天接待外部人員；
2、會議開始前在會場入口處設(shè)立簽到處，組織參會人員簽到，并指引外部人員入座；
3、會議資料較少時可在參會人員簽到時分發(fā)給參會人員；
4、會議開始前3分鐘，迅速將未到場人員的水牌及資料撤收，并安排靠后人員填補空位。
二、會議中
（一）會議記錄及服務(wù)

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1、安排好專職的會議記錄員，對參會人員的發(fā)言及電子資料進行記錄和拍照，允許時準(zhǔn)備好U盤進行拷貝；
2、提前通知廣告部做好現(xiàn)場攝影準(zhǔn)備，會后留底；
3、安排1人（會議組織人員或行政部人員）負(fù)責(zé)茶水服務(wù)。
（二）其他注意事項
1、準(zhǔn)時入場，并盡量靠前坐，手機關(guān)機或震動，認(rèn)真做好會議記錄；
2、會議時間較長時，可適當(dāng)安排中途休息時間；
3、須車間現(xiàn)場參觀的，提前與行政部溝通，安排好車輛及參觀路線，并通知相關(guān)車間做好現(xiàn)場準(zhǔn)備，并安排專職人員全程陪同外部人員參觀。